Microsoft Access Lab

Kapan Access cocok digunakan?

• Aplikasi administrasi sekolah atau kantor berskala kecil sampai menengah.
• Database inventaris, perpustakaan, pelanggan, penjualan, surat masuk, dan kepegawaian.
• Prototipe aplikasi database sebelum dipindahkan ke sistem yang lebih besar.
• Pengolahan data lokal yang membutuhkan form, query, dan report.

Kapan Access kurang cocok?

• Ribuan pengguna mengakses database secara bersamaan.
• Aplikasi web publik dengan lalu lintas sangat tinggi.
• Data sangat besar dan membutuhkan server database khusus.
• Sistem kritis yang membutuhkan replikasi, high availability, dan kontrol tingkat lanjut.

Table

Menyimpan data nyata dalam bentuk field dan record. Struktur tabel harus dirancang sebelum memasukkan data.

Query

Mengambil, memfilter, menghitung, menggabungkan, memperbarui, atau menghapus data berdasarkan aturan tertentu.

Form

Antarmuka pengguna untuk memasukkan, melihat, dan memperbarui data tanpa membuka tabel secara langsung.

Report

Menyajikan informasi dalam format yang rapi, terkelompok, memiliki subtotal, dan siap dicetak.

Macro

Mengotomatisasi tindakan tanpa banyak menulis kode, misalnya membuka form, menjalankan query, atau menutup jendela.

Module / VBA

Berisi kode Visual Basic for Applications untuk logika yang lebih kompleks, validasi khusus, dan otomatisasi lanjutan.

Anatomi Tabel

• Field: kolom, misalnya NamaSiswa, TanggalLahir, dan Alamat.
• Record: satu baris data lengkap untuk satu objek.
• Primary Key: field unik yang membedakan setiap record.
• Field Properties: aturan tambahan seperti ukuran, format, default value, dan validation rule.

Aturan Penamaan yang Baik

• Gunakan nama singkat tetapi jelas: NamaSiswa, bukan NS.
• Hindari tanda baca, spasi berlebihan, dan kata yang membingungkan.
• Gunakan pola konsisten, misalnya ID_Siswa atau SiswaID.
• Bedakan nama tabel dan form, misalnya tblSiswa dan frmSiswa.

One-to-One

Satu record pada tabel A berhubungan dengan satu record pada tabel B.

One-to-Many

Satu record induk dapat memiliki banyak record anak. Ini relasi yang paling sering digunakan.

Many-to-Many

Banyak record di kedua sisi. Harus dipecah melalui tabel penghubung.

Referential Integrity

Referential Integrity memastikan foreign key pada tabel anak selalu memiliki pasangan yang sah pada tabel induk.

• Mencegah siswa menggunakan ID kelas yang tidak ada.
• Mencegah penghapusan data induk yang masih digunakan.
• Menjaga konsistensi antar-tabel.

Cascade Options

• Cascade Update Related Fields: perubahan primary key diteruskan ke foreign key.
• Cascade Delete Related Records: penghapusan data induk menghapus data anak terkait.

Select Query

Menampilkan data berdasarkan field, criteria, sort, dan join tertentu tanpa mengubah data sumber.

Parameter Query

Meminta nilai dari pengguna ketika query dijalankan, misalnya nama kelas atau rentang tanggal.

Totals Query

Menggunakan Sum, Avg, Count, Min, Max, First, Last, dan Group By.

Crosstab Query

Menyajikan ringkasan seperti tabel silang: baris, kolom, dan nilai agregat.

Action Query

Append, Update, Delete, dan Make Table. Query jenis ini dapat mengubah data.

SQL View

Menuliskan perintah SQL secara langsung untuk kontrol yang lebih lengkap.

Calculated Field

Total: [Harga] * [Jumlah]

NilaiAkhir:
([Tugas]*0.30)+([UTS]*0.30)+([UAS]*0.40)

Status:
IIf([NilaiAkhir]>=75,"Tuntas","Belum Tuntas")

Umur:
DateDiff("yyyy",[TanggalLahir],Date())

Contoh SQL Access

SELECT
    Siswa.NIS,
    Siswa.NamaSiswa,
    Kelas.NamaKelas,
    Nilai.NilaiAkhir
FROM
    (Kelas INNER JOIN Siswa
    ON Kelas.ID_Kelas = Siswa.ID_Kelas)
    INNER JOIN Nilai
    ON Siswa.ID_Siswa = Nilai.ID_Siswa
WHERE
    Nilai.NilaiAkhir >= 75
ORDER BY
    Nilai.NilaiAkhir DESC;

Jenis Form

• Single Form: satu record per layar.
• Continuous Form: banyak record dalam bentuk daftar.
• Split Form: form dan datasheet tampil bersamaan.
• Navigation Form: menu utama untuk membuka form atau report.
• Main Form + Subform: cocok untuk data induk dan detail, misalnya transaksi dan item transaksi.

Kontrol pada Form

• Text Box, Label, Combo Box, List Box.
• Check Box, Option Group, Command Button.
• Subform/Subreport, Image, Tab Control.
• Date Picker dan Attachment.

Grouping

Mengelompokkan data berdasarkan kelas, kategori, bulan, pelanggan, atau atribut lain.

Sorting

Mengurutkan data dari kecil ke besar, besar ke kecil, A–Z, atau berdasarkan beberapa field.

Summary

Menampilkan jumlah, rata-rata, nilai minimum, maksimum, subtotal, dan grand total.

Tabel yang Dibutuhkan

• Anggota: ID_Anggota, NIS, Nama, Kelas, Aktif.
• Kategori: ID_Kategori, NamaKategori.
• Buku: ID_Buku, KodeBuku, Judul, Penulis, ID_Kategori, Stok.
• Peminjaman: ID_Pinjam, ID_Anggota, TanggalPinjam, JatuhTempo, Status.
• DetailPeminjaman: ID_Detail, ID_Pinjam, ID_Buku, TanggalKembali, Denda.

Relasi

• Kategori 1 → ∞ Buku
• Anggota 1 → ∞ Peminjaman
• Peminjaman 1 → ∞ DetailPeminjaman
• Buku 1 → ∞ DetailPeminjaman

Query Keterlambatan

SELECT
    Anggota.Nama,
    Buku.Judul,
    Peminjaman.JatuhTempo,
    Date() - [JatuhTempo] AS TerlambatHari
FROM
    ((Anggota INNER JOIN Peminjaman
    ON Anggota.ID_Anggota = Peminjaman.ID_Anggota)
    INNER JOIN DetailPeminjaman
    ON Peminjaman.ID_Pinjam = DetailPeminjaman.ID_Pinjam)
    INNER JOIN Buku
    ON DetailPeminjaman.ID_Buku = Buku.ID_Buku
WHERE
    DetailPeminjaman.TanggalKembali Is Null
    AND Peminjaman.JatuhTempo < Date();

Perhitungan Denda

Denda:
IIf(
    [TanggalKembali] Is Null,
    IIf(Date()>[JatuhTempo],
        DateDiff("d",[JatuhTempo],Date())*1000,
        0
    ),
    IIf([TanggalKembali]>[JatuhTempo],
        DateDiff("d",[JatuhTempo],[TanggalKembali])*1000,
        0
    )
)

Contoh di atas memakai denda Rp1.000 per hari keterlambatan.

Checklist Kompetensi

Kemajuan: 0%

Latihan Bertahap

1. Dasar: buat tabel data siswa berisi minimal 8 field.
2. Menengah: pisahkan data kelas ke tabel tersendiri dan buat relasi.
3. Menengah: buat query siswa berdasarkan kelas dan nilai minimum.
4. Lanjut: buat form input siswa dengan Combo Box kelas.
5. Lanjut: buat report daftar siswa yang dikelompokkan per kelas.
6. Tantangan: buat sistem perpustakaan atau inventaris sederhana.